Politique de confidentialité

Déclaration de confidentialité en ligne

Cette déclaration énonce la politique de confidentialité en ligne de The Set Hotels («nous», «notre», «nous») désigne :

  •      La société de gestion d'hôtels Set Limited:
  •      Hotel Café Royal, Londres
  •     Conservatoire, Amsterdam
  •     Lutetia, Paris

Nous respectons la vie privée de nos clients et partenaires commerciaux et traitons les informations personnelles identifiables fournies par eux comme confidentielles. Nous collecterons, utiliserons et stockerons ces informations avec toute la diligence nécessaire, conformément à toutes les lois applicables dans les pays dans lesquels nous opérons. La société Set Hotels Management Company Limited et les entités de gestion locales applicables telles que définies ci-dessus sont des «Data Controllers» pour les données qu'elles collectent et traitent chacune. The Set Management Company Limited est également le contrôleur de données pour la collecte de toutes les données collectées et traitées par nous et sur nos sites Web.

Les coordonnées de chaque contrôleur de données sont les suivantes:

  • Pour les clients utilisant les services du site Web et des hôtels The Set, la société de gestion d'hôtels Set Limited, Elm Park House, Elm Park Court, Pinner, Middlesex, HA5 3NN, Royaume-Uni, et par e-mail: dpo@thesethotels.com

www.thesethotels.com

  • Pour les clients utilisant les services de Hotel Café Royal, 68 Regent Street, Londres, W1B 4DY, et par e-mail: dpo@thesethotels.com

www.hotelcaferoyal.com

  • Pour les clients utilisant les services de Conservatorium, Van Baerlestraat 27, Amsterdam, 1071 AN NL et par e-mail: dpo@thesethotels.com

www.conservatoriumhotel.com

  • Pour les clients utilisant les services de Lutetia, Lutetia, 45, boulevard Raspail, Paris, 75006 FR et par e-mail: dpo@thesethotels.com

www.hotellutetia.com

Cette déclaration explique quelles informations nous collectons, comment nous les utilisons, et comment cela peut bénéficier votre expérience de nos sites Web. Veuillez prendre un moment pour lire les sections ci-dessous.

1. QUELLES INFORMATIONS VOUS CONCERNANT NOUS COLLECTONS-NOUS ?

Nous collectons uniquement les informations adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire par rapport aux finalités pour lesquelles elles sont traitées (« minimisation des données»);
Nous recueillons donc vos informations uniquement pour fonctionner efficacement et vous fournir les meilleures expériences avec nos services.

Le type spécifique d'informations collectées dépendra du contexte de vos interactions avec nous et des services que vous utilisez. Voici des exemples d'informations pouvant être collectées :

  • Coordonnées (nom, adresse électronique, adresse postale, numéro de téléphone, numéro de télécopieur et numéro de passeport) ;
  • Informations de paiement (carte de paiement : numéros et date d'expiration sur les règles PCI DSS, adresse de facturation et informations sur le compte bancaire) ;
  • Données démographiques (âge, sexe, pays et langue préférée) ;
  • Informations relatives à votre réservation, votre séjour ou votre visite dans les hôtels (date d'arrivée et de départ, biens et services achetés) ;
  • Informations nécessaires pour répondre à vos demandes spéciales et / ou hébergements spécifiques (préférences, activités de loisirs, nom de l'invité et nombre d'enfants et d'âges) ;
  • Informations sur le membre du programme de fidélisation ;
  • Informations collectées par le biais des systèmes de sécurité (systèmes de télévision en circuit fermé - CCTV et clé électronique) ; et informations non personnellement identifiables sur vous (l'utilisation et l'interaction avec nos sites Web, les préférences de communication, les données agrégées relatives à vos séjours, et les réponses aux offres promotionnelles et aux enquêtes).

Nous collectons ces informations de la manière suivante :

Informations fournies par vous : Nous recevons et stockons les informations que vous entrez sur notre site Web ou nous donnons de toute autre manière, y compris :

  • Utilisez nos réservations en ligne
  • Rester en tant qu'invité dans les hôtels
  • Abonnez-vous à nos newsletters ou demandez une brochure
  • Soumettre des demandes de renseignements et des formulaires de rétroaction
  • Correspondance avec nous - interaction avec nos employés limitée à un intérêt légitime
  • Répondre aux sondages, promotions et autres communications
  • Répondre à une demande d'emploi

Vous décidez de la quantité d'informations à partager avec nous dans la plupart des cas, mais le fait de ne pas partager les informations requises peut limiter votre capacité à participer à certaines activités, telles que les informations de paiement requises pour compléter votre réservation. Si vous soumettez des informations personnelles concernant une autre personne (par exemple si vous faites une réservation pour une autre personne), vous déclarez que vous êtes autorisé par cette personne à le faire et nous permettre d'utiliser les informations conformément à cette Politique de confidentialité. Vous déclarez également que les informations que vous fournissez sont exactes.

Informations automatiques : Lorsque vous utilisez ou interagissez avec notre site Web et / ou utilisez des applications que nous mettons à disposition sur notre site Web, nous recevons et stockons les informations générées par votre activité et les informations collectées automatiquement à partir de votre navigateur ou appareil mobile. Par exemple, comme de nombreux sites Web, nous obtenons certaines informations lorsque votre navigateur Web accède à notre site Web, y compris votre adresse IP, le type de navigateur, le système d'exploitation, les données du réseau mobile, les pages consultées et les heures d'accès. Cette information nous aide à communiquer avec nos clients et à mieux les comprendre.

Systèmes de sécurité : Lorsque vous visitez nos propriétés, des informations peuvent être collectées à votre sujet à travers les systèmes de télévision en circuit fermé (CCTV) de ces propriétés, les cartes électroniques et autres systèmes de sécurité.

Informations provenant d'autres sources : Nous pouvons recevoir des informations vous concernant de la part d'autres tierces parties. Cela peut inclure des informations de votre agent de voyages, programme de fidélisation, carte de crédit et autres tiers.

Limites d'âge : Les hôtels The Set ne recueillent pas sciemment des informations personnellement identifiables de toute personne de moins de 18 ans. Les hôtels The Set peuvent collecter des informations personnellement identifiables auprès de personnes de moins de 18 ans dans le cadre du processus d'inscription, mais toujours avec le consentement du parent ou du tuteur de cette personne.

2. COMMENT UTILISONS-NOUS VOS INFORMATIONS ?

Nous recueillons vos informations uniquement pour fonctionner efficacement et vous fournir les meilleures expériences avec nos services. Nous collectons, utilisons et divulguons les informations collectées aux fins suivantes :

Accomplissement de la réservation et autres achat s: Nous pouvons traiter les informations relatives aux transactions que vous concluez avec nous et / ou via notre site Web («données de transaction»). Les données de transaction peuvent être traitées dans le but de compléter votre réservation de chambre, en fournissant les biens et services achetés, en personnalisant nos services selon vos préférences, en demandant vos commentaires sur votre séjour dans nos propriétés et en conservant les enregistrements appropriés de ces transactions.

Relations avec les clients : Pour offrir des services d'accueil et des biens en fonction de vos préférences et des séjours antérieurs dans l'une de nos propriétés. L'information peut être utilisée pour de futurs programmes de fidélisation volontaire que nous exploitons.

Réponse aux demandes de renseignements : Nous pouvons traiter l'information contenue dans ou liée à toute communication que vous nous envoyez (« données de correspondance »). Les données de correspondance peuvent inclure le contenu de communication et les métadonnées associées à la communication (tels que des groupes, des réunions et des événements). Les données de correspondance peuvent être traitées dans le but de communiquer avec vous et d'enregistrer des données.

Objectifs commerciaux internes : pour développer nos produits, améliorer le site Web, améliorer nos services, identifier les tendances d'utilisation et les habitudes de visite, déterminer l'efficacité de nos promotions, évaluer les performances des tiers (agences de voyages), prédire notre rendement occupation et respect des obligations contractuelles.

Communications administratives et autres : pour vous envoyer des informations importantes concernant notre site Web, des modifications de nos termes, conditions et politiques, ou d'autres informations administratives (par exemple, des informations sur vos réservations de voyage, telles que des e-mails de confirmation).

Marketing et promotions : Pour vous communiquer des nouvelles et des promotions concernant les produits et services liés à The Set Hotels qui pourraient vous intéresser; y compris Akasha Spa & Gym, Bars et Restaurants.

Sûreté et sécurité : Pour maintenir votre sûreté et sécurité aussi bien que celle des autres invités et du personnel, pendant que vous visitez aux hôtels réglés.

Nos obligations légales : Se conformer aux exigences légales ou réglementaires ou aux demandes conformément aux lois, règlements ou autres procédures légales applicables.

La base juridique du traitement de vos informations personnelles est constituée d'une ou de plusieurs des raisons suivantes :

  • Votre consentement.
  • Fournir les services que vous avez demandé.
  • Respect des lois, règlements ou autres procédures légales applicables.
  • Intérêt commercial légitime.

3. QU'EN EST-IL DES COOKIES ?

Pour améliorer votre expérience sur notre site Web, certaines de nos pages Web peuvent utiliser des « cookies ». Les cookies, en eux-mêmes, ne nous indiquent pas vos informations personnelles, sauf si vous choisissez de nous fournir ces informations (en enregistrant par exemple pour l'un de nos services.) Cependant, une fois que vous choisissez de fournir au site vos informations personnellement identifiables, ces informations peuvent être liées aux données stockées dans le cookie.

Nous utilisons des cookies pour comprendre l'utilisation du site et améliorer le contenu et les offres sur nos sites. Nous pouvons utiliser des cookies pour personnaliser votre expérience sur nos pages Web et vous proposer des produits, programmes ou services pertinents, ainsi que des publicités ciblées par centres d'intérêt.

Votre navigateur peut vous permettre de contrôler les cookies, certains navigateurs peuvent être configurés pour éviter la collecte de cookies. Cependant, si vous bloquez les cookies, certaines fonctionnalités de notre site peuvent ne pas fonctionner.

4. QUI SONT LES BÉNÉFICIAIRES DE VOS DONNÉES PERSONNELLES ?

Vos données personnelles étant confidentielles, seules les personnes dûment autorisées par nous peuvent accéder à vos données personnelles, à l'exception de leur éventuelle transmission aux organismes chargés d'un contrôle ou d'une inspection conformément à la réglementation applicable.

Toutes les personnes ayant accès à vos données personnelles sont liées par une obligation de confidentialité.

Ces personnes comprennent le personnel autorisé au sein de l'entreprise et de ses filiales. Nos prestataires de services peuvent également être amenés à traiter des données personnelles strictement nécessaires à l'exécution des services que nous leur confions (mission, diffusion électronique et postale, logistique et restauration, etc.).

En tant que société de gestion d'hôtels de luxe et avec une présence dans quelques endroits en Europe, il est essentiel que nous partagions des informations afin de vous fournir et de maintenir le meilleur service possible. Le type spécifique d'informations que nous partageons dépendra du contexte de vos interactions avec les hôtels The Set et des services que vous utilisez. En conséquence, vos informations personnelles peuvent être partagées avec les parties suivantes dans la mesure où cela est raisonnablement nécessaire aux fins, et sur la base légale, énoncées dans cette politique :

  • Les propriétés SET Hotels afin de fournir une meilleure expérience d'hospitalité en fonction de vos préférences et séjours antérieurs ;
  • Un représentant ou un conseiller en voyages qui nous a fourni vos renseignements personnels (par exemple, votre agent de voyages, votre assistant personnel, votre employeur ou votre conjoint qui nous a fourni vos coordonnées) ;
  • Les tiers qui le traitent pour nous, sur la base de nos instructions et en conformité avec notre politique de confidentialité et toute autre mesure de confidentialité et de sécurité appropriée. Le traitement par des tiers sera pris afin de fournir une expérience riche et sécurisée pour votre séjour. Le partage d'informations avec des tierces parties sera soutenu par un accord de traitement de données qui inclut un addendum GDPR pour définir les responsabilités ;
  • Nos partenaires marketing et publicité pour vous proposer des publicités plus pertinentes sur notre site et vous encourager à revenir sur notre site. Ces partenaires n'utiliseront vos données à aucune autre fin que notre intérêt légitime pour le marketing direct et vous aurez toujours le droit de vous opposer.

5. EST-CE QUE LES HÔTELS TRANSFÈRENT L'INFORMATION À L'ÉTRANGER ?

Tout traitement de données est détenu à l'intérieur des frontières de l'UE, y compris le traitement par nos tiers. Si l'une de nos tierces parties exige, pour quelque raison que ce soit, de transférer des informations en dehors des frontières de l'UE ; la demande sera examinée par nous.

Dans ce cas précis, veillez à vérifier que des mesures appropriées ont été mises en place pour garantir que vos données personnelles bénéficient d'un niveau de protection adéquat (notamment par le biais de clauses contractuelles types de la Commission européenne, du règlement intérieur de la société ou du Data Protection Shield mis en place entre l'Union européenne et les États-Unis).

6. À QUEL POINT VOS INFORMATIONS SONT-ELLES SECURISEES ?

Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité et de sécurité administratives, organisationnelles et techniques raisonnables pour protéger les renseignements personnels contre l'accès non autorisé, la divulgation, la destruction ou la modification, la perte accidentelle, l'utilisation abusive ou les dommages. Nous examinons et contrôlons régulièrement ces mesures de protection et de sécurité.

Lorsque la divulgation de données à des tiers est nécessaire et autorisée, nous nous assurons que ces tiers garantissent le même niveau de protection des données que celui qui nous est proposé et exige des garanties contractuelles afin que les données soient traitées exclusivement aux fins que vous avez acceptées précédemment et avec la confidentialité et la sécurité requises.

7. COMBIEN DE TEMPS LES HÔTELS THE SET GARDENT VOS INFORMATIONS ?

Dans la mesure permise par la loi applicable, nous conserverons vos renseignements personnels pendant la période nécessaire pour satisfaire ou accomplir ce qui suit :

  • Les fins pour lesquelles ces renseignements personnels ont été fournis,
  • Un besoin commercial identifiable et continu, y compris la tenue de dossiers,
    Une exigence légale ou réglementaire spécifique et / ou
  • Une obligation de conserver les documents pouvant être pertinents pour toute enquête réglementaire notifiée ou procédure judiciaire active.

Lorsqu'il n'y a pas de justification suffisante pour conserver ces informations personnelles, ces informations personnelles seront effacées et / ou anonymisées de manière sûre et sécurisée.

En particulier, nous appliquons la période de conservation suivante pour les données personnelles :

  • Données personnelles des clients / prospects / partenaires : tant que l'utilisateur est actif et, au plus tard, 5 ans après le dernier contact avec l'utilisateur.
  • Données personnelles des candidats (recrutement) : temps nécessaire au traitement de la demande et, en cas de résultat négatif, 6 mois après le dernier contact (à moins que le candidat n'accepte un délai plus long).

8. QUE POUVEZ-VOUS FAIRE SI VOUS AVEZ DES QUESTIONS OU DES PRÉOCCUPATIONS OU SI VOUS VOULEZ ACCÉDER À VOS DONNÉES PERSONNELLES ?

Notre délégué à la protection des données se fera un plaisir de répondre à vos questions ou préoccupations concernant l'utilisation ou le stockage de vos données personnelles. Vos principaux droits en vertu du règlement général de l'Union européenne sur la protection des données sont :

  • Le droit à l'information sur le traitement de vos données personnelles
  • Nous nous efforçons de vous fournir des informations concises, transparentes, compréhensibles et facilement accessibles sur les conditions de traitement de vos données personnelles, en termes clairs et simples.
  • Le droit d'accès, de rectification, de suppression de vos données personnelles
  • Le droit d'accès vous permet d'obtenir de notre part la confirmation que vos données personnelles ont ou n'ont pas été traitées ainsi que les conditions de ce traitement, et de recevoir une copie électronique (pour toute copie supplémentaire, nous sommes en droit d'exiger le paiement de frais raisonnables basés sur les frais administratifs encourus).
  • Vous avez également le droit d'obtenir de nous, le plus rapidement possible (et par défaut dans les 30 jours), la rectification de vos données personnelles.

Enfin, sous réserve des exceptions prévues par la loi applicable (par exemple : conservation nécessaire pour se conformer à une obligation légale), vous avez le droit de nous demander de supprimer, dès que possible, vos données personnelles lorsque l'un des motifs suivants s'applique :

  • Vos données personnelles ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées ;
  • Vous souhaitez retirer votre consentement sur lequel le traitement de vos données personnelles a été basé et il n'existe aucune autre base justifiant un tel traitement ;
  • Vous considérez et pouvez établir que vos données personnelles ont été illégalement traitées ;
  • Vos données personnelles doivent être supprimées conformément à une obligation légale.
  • Le droit de restreindre le traitement de vos données personnelles ;

La réglementation applicable prévoit que ce droit peut être invoqué dans certains cas, notamment :

  • Lorsque vous contestez l'exactitude de vos données personnelles
  • Lorsque vous considérez et pouvez établir que le traitement des données personnelles est illégal, mais que vous vous opposez à la suppression des données personnelles et que vous demandez que le traitement soit limité ;
  • Lorsque nous n'avons plus besoin de vos données personnelles mais qu'elles sont toujours nécessaires pour vous permettre d'établir, d'exercer ou de défendre vos droits légaux ;
  • Lorsque vous vous opposez au traitement qui serait fondé sur l'intérêt légitime du responsable du traitement, lors de la vérification, si les motifs légitimes poursuivis par le responsable du traitement l'emportent sur ceux de la personne en question.

Le droit à la portabilité des données

  • Lorsque le traitement est basé sur votre consentement ou un contrat, ce droit à la portabilité vous permet de recevoir les données personnelles que vous nous avez fournies dans un format structuré et couramment utilisé, et de transmettre ces données personnelles à un autre responsable du traitement sans que nous entravions votre vie privée. Lorsque cela est techniquement possible, vous pouvez demander que ces données personnelles soient transmises directement à un autre contrôleur par nous.

Le droit de déposer une plainte auprès d'une autorité de surveillance

Si, malgré nos efforts pour préserver la confidentialité de vos données personnelles, vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous avez le droit de déposer une plainte auprès d'une autorité de surveillance. Une liste des autorités de contrôle est disponible sur le site internet de la Commission européenne.

Le droit de retirer son consentement

  • Lorsque nous traitons vos données personnelles sur la base de votre consentement, celui-ci peut être retiré à tout moment en utilisant les moyens prévus à cet effet (procédure indiquée ci-dessous de cette Politique). En revanche, et conformément à la loi applicable, le retrait de votre consentement n'est valable qu'à l'avenir et ne peut donc remettre en cause la légalité du traitement effectué avant ce retrait.

Le droit de décider du sort de vos données personnelles après votre décès

Enfin, vous avez le droit d'organiser le sort de vos données personnelles post-mortem par l'adoption de directives générales ou spécifiques. Nous nous engageons à respecter ces directives. En l'absence de directives, nous reconnaissons la possibilité pour les héritiers d'exercer certains droits, en particulier le droit d'accès, si cela est nécessaire au règlement de la succession du défunt ; le droit de s'opposer à la fermeture des comptes d'utilisateur du défunt ; et le droit de s'opposer au traitement de leurs données.

9. COMMENT NOUS CONTACTER ?

Vous pouvez exercer l'un de ces droits en relation avec vos données personnelles en contactant notre délégué à la protection des données - M. Lionel Robin. Notre responsable de la protection des données peut être contacté par courriel à l'adresse dpo@thesethotels.com et par courrier à la société The Set Hotels Management Company Limited, Elm Park House, Elm Park Court, Pinner, Middlesex, HA5 3NN, Royaume-Uni.

N'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions concernant notre politique de confidentialité.

10. QU'EN EST-IL DES SITES WEB LIÉS ?

L'association de sites Web de tiers à ce site Web n'indique aucune association ou approbation de notre part. Nous n'assumons aucune responsabilité ou responsabilité pour tout contenu présenté par ou contenu sur un site Web indépendant, y compris, mais sans s'y limiter, toute réclamation publicitaire ou pratiques de marketing.

11. MODIFICATIONS DE CETTE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Cette politique de confidentialité sera sujette à changement de temps en temps. La date d'entrée en vigueur de cette politique de confidentialité actuelle est indiquée à la fin de ce document.

Date d'entrée en vigueur: 24 mai 2018

  • The SET
  • Hotel Cafe Royal - London
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